INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ACTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
RESUMEN EJECUTIVO
Las actas originadas en las sesiones de cualquier órgano colegiado son catalogadas de carácter permanente y tienen valor legal por ser documentos esenciales para el mecanismo de rendición de cuentas y la transparencia institucional, además, cuentan con valor administrativo porque ellas evidencian el proceso de la toma de decisiones y valor histórico, al reflejar el quehacer y la cultura universitaria, es decir, constituyen parte del patrimonio documental universitario y son una fuente para el estudio retrospectivo, y también, son consideradas un testimonio de los hechos ocurridos en una sesión ya que registran todas las deliberaciones y los acuerdos tomados. En consecuencia, es de vital importancia para la conservación de dichas actas y los documentos analizados, contar con expedientes estandarizados para cada sesión, con el fin de mejorar las prácticas de gestión documental.
Por ello, en complemento a las acciones preventivas en la materia efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para evaluar aspectos sustantivos de la administración de libros de actas de los principales órganos colegiados de gestión institucional, que abarcó las actividades de control más relevantes ejecutadas al 30 de abril del 2025, ampliándose a otros periodos en los casos en que resultó necesario.
Determinándose oportunidades de mejora relacionadas fundamentalmente con la oportunidad y actualidad de la transcripción, aprobación, firma y disponibilidad en libros de las actas, su publicación y el control de acuerdos, formalización de expedientes de sesiones, entre otras. Razón por la cual, se giraron recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, con las medidas de asesoría y prevención para contribuir a fortalecer las acciones relacionadas con las oportunidades de mejora precitadas, que contribuyen al mejoramiento de los procesos de dirección y control interno, así como al fortalecimiento de los principios estatutarios de transparencia y rendición de cuentas.