INFORME SOBRE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE MATRÍCULA EDUCACIÓN PERMANENTE
RESUMEN EJECUTIVO
La educación permanente está definida en la Universidad Nacional como una actividad académica de educación no formal, abierta, organizada, planificada y sistematizada que articula procesos de enseñanza y aprendizaje, donde los distintos programas y proyectos universitarios ofertan cursos enfocados a brindar oportunidades de actualización y capacitación a diversos miembros de sectores de la sociedad y comunidad universitaria, para la inserción en el ambiente laboral, social y cultural y la realización personal, con la finalidad de contribuir a la democratización de la educación y a la reducción de las desigualdades[1], recayendo en la Oficina de Transferencia de Conocimiento y Vinculación Externa (OTVE), la competencia[2] de asesorar, promover y gestionar el Sistema Institucional de Educación Permanente (SIEP), el cual debe estar actualizado, ser innovador y permitir la extensión de su cobertura en todos los contextos de experiencias e interacciones con la sociedad y comunidad universitaria, a fin de que se contribuya, aporte y promueva el conocimiento como un derecho humano, con la finalidad de que el individuo cuente con la capacidad para que se desempeñarse eficientemente en el mundo en que vivimos, aprendiendo, reaprendiendo y desaprendiendo permanentemente, por lo cual para su gestión cuenta con el “Sistema de Matrícula Educación Permanente” (SMEP).
Por consiguiente, como complemento a las acciones preventivas efectuadas por esta contraloría Universitaria en la materia y al informe parcial UNA-CU-INFO-20-2023, se concluyó el estudio de auditoría con el objetivo de evaluar los principales aspectos de funcionalidad y riesgos asociados al SMEP, que comprendió fundamentalmente el registro, validación, control, seguridad, respaldo, razonabilidad de las pistas de auditoría y bitácoras, reportes e información mostrada en pantalla; determinándose oportunidades de mejora relacionadas principalmente, con la necesidad de crear un rol específico para la persona estudiante colaboradora, la depuración de los roles y privilegios asignados y la definición de un procedimiento para la administración de dichos roles; la visualización de la información sobre la oferta mediante la página web https://www.matriculaep.una.ac.cr/oferta/get y retiro de cursos de la opción “Retirar” del menú de “Matrícula”; revisar y ajustar las inconsistencias o errores mostrados al generar varios reportes; la emisión, control de vencimiento y descripción del tipo de certificado; la adecuada funcionalidad de las opciones de contacto, documentación, categoría y eventos académicos del SMEP y la definición de normativa sobre cuando el certificado deba ser de aprovechamiento, participación o asistencia.
Razón por la cual, se giraron recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, con las medidas de asesoría y prevención para contribuir a fortalecer las acciones pertinentes relacionadas con las oportunidades de mejora precitadas, que contribuyen al mejoramiento de los procesos de administración de riesgo, control interno y procesos de dirección.
[1] Según oficio UNA-OTVE-OFIC-195-2022 del 21 de junio del 2022.
[2] A partir de enero del 2017 con la entrada en vigor de las Políticas Institucionales para la Ejecución de Acciones Externas con Contraprestación Presupuestaria y Financiera y el Reglamento de Vinculación Externa Remunerada, la Cooperación Externa y la Relación con la FUNDAUNA, aprobados según consta en el oficio UNA-SCU-ACUE-2283-2016 del 16 de diciembre del 2016, publicado en la UNA-Gaceta N° 1-2017 del 24 de enero del 2017.