INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ACTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS EN INSTANCIAS ACADÉMICAS
RESUMEN EJECUTIVO
Las actas originadas en las sesiones de órganos colegiados[1] son de catalogados de carácter permanente y tienen valor legal por ser documentos esenciales para el mecanismo de rendición de cuentas y la transparencia institucional, además, cuentan con valor administrativo porque ellas evidencian el proceso de la toma de decisiones y valor histórico porque dan cuenta del quehacer y la cultura universitaria, es decir, constituyen parte del patrimonio documental universitario y son una fuente para el estudio retrospectivo. Son consideradas un testimonio de los hechos ocurridos en una sesión ya que en ella se registran todas las deliberaciones y los acuerdos tomados. Es de vital importancia para la conservación de dichas actas y los documentos analizados, contar con expedientes estandarizados para cada sesión, con el fin de mejorar las prácticas de gestión documental.
Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría con el objetivo de verificar el adecuado cumplimiento en la convocatoria, elaboración, aprobación, control y custodia de las actas de órganos colegiados en la Sede Regional Chorotega, que abarcó el lapso comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2022. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con la elaboración y aprobación y transcripción literal de las actas de órganos colegiados, el seguimiento de acuerdos y conformación de los expedientes. Asimismo, los resultados de este estudio se complementan con los expuestos a las autoridades competentes de las escuelas de Relaciones Internacionales y Planificación y Promoción Social en los oficios UNA-CU-INFO-17-2023 y UNA-CU-INFO-19-2023 del 19 y 22 de setiembre del 2023, respectivamente.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en reforzar dichas actividades y la supervisión y control sobre las actas, los expedientes y el seguimiento de acuerdos de órganos colegiados, para contribuir a mejorar el proceso de control interno y de dirección en esta materia.
[1] En este caso particular, fueron considerados los órganos colegiados: Consejo de Escuela o Sede, Asamblea de Académicos y Asamblea de Escuela o Sede.