INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONTROL DE LA ESCUELA DE CIENCIAS GEOGRÁFICAS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA TIERRA Y EL MAR (FCTM)
RESUMEN EJECUTIVO
La Escuela de Ciencias Geográficas (ECG) de la Facultad de Ciencias de la Tierra y el Mar (FCTM) es una unidad académica o comunidad desconcentrada de diálogo y aprendizaje donde se realiza la acción sustantiva de la universidad[1], en el ámbito disciplinario o interdisciplinario de su competencia y está bajo la conducción de una directora y una subdirectora, responsables fundamentalmente, entre otros, de la planificación, ejecución, evaluación y rendición de cuentas de la gestión académica y administrativa, la coordinación con otras unidades académicas y organizaciones sociales externas y de la promoción de la cooperación interinstitucional e internacional; apoyados en la labor administrativa por una profesional ejecutiva.
Por ello, como complemento a las acciones preventivas en materia de controles administrativos y de gestión académica que ha venido efectuando esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría con el objetivo de analizar los mecanismos de control establecidos para asegurar el adecuado funcionamiento de la Escuela de Ciencias Geográficas, que abarcó el lapso comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2021, ampliándose al año 2023 en los procesos que se consideró necesario y particularmente en los temas de actas de órganos colegiados, planes de estudio, programas de cursos, documentación de programas, proyectos y actividades académicas (PPAA), así como en controles referidos al monitoreo de las vacaciones y activos. Asimismo, los resultados de este estudio se complementan con los expuestos a las autoridades competentes de la Escuela con el oficio UNA-CU-OFIC-315-2023 del 25 de agosto del 2023.
Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con la elaboración, aprobación, firma oportuna y documentación de las actas de los órganos colegiados, el seguimiento de acuerdos, la elaboración de normativa interna y el control en expedientes de los programas, proyectos y actividades académicas, los controles en los procesos administrativos vinculados a la acumulación de vacaciones y los activos.
Razón por la cual, se giran recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en reforzar la formulación y seguimiento del control de actas y acuerdos, la actualización de normativa, así como el control de algunas actividades académicas y administrativas, para coadyuvar a mejorar la coordinación, gestión y supervisión que le corresponde a la Dirección de la Escuela de Ciencias Geográficas, oportunidades de mejora que contribuyen al perfeccionamiento de los procesos de dirección y control interno.
[1] Integrando la docencia (ofrece las carreras de Diplomado en Cartografía y Diseño Digital, Bachillerato y Licenciatura en Ciencias Geográficas con énfasis en ordenamiento del territorio y Maestría Profesional en Sistema de Información Geográfica y Teledetección, así como cursos de servicio para diferentes carreras), la investigación, extensión y producción u otras formas que establezca la normativa institucional