INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONTROL DE CAJAS CHICAS, FONDOS ESPECIALES Y DE ACTIVOS FIJOS EN LA SEDE INTERUNIVERSITARIA DE ALAJUELA

RESUMEN EJECUTIVO

Los recursos asignados por medio de caja chica, fondos especiales y activos fijos para el funcionamiento de las diferentes instancias universitarias, resultan de suma importancia en la medida en que coadyuvan en el cumplimiento de los objetivos y metas de la institución y fortalecen la actividad académica que es la función sustantiva de la Universidad Nacional, por ello las acciones relacionadas con los procesos de manejo, uso y custodia de dichos recursos y bienes son medulares para promover eficacia en el servicio que se brinda a los estudiantes y la sociedad y para la adecuada protección y conservación del patrimonio público.

Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia, efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para verificar la suficiencia, validez y cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo y control de cajas chicas o fondos especiales y de activos fijos, como medio de prevención de fraudes, que abarcó dichos recursos asignados al 2021, ampliándose a otros períodos en los casos en que resultó necesario. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con la necesidad de asegurar, la exactitud, coincidencia y debida actualización de la información de los bienes contenidos en el sistema SIGESA, la realización de inventarios periódicos y selectivos, el control y seguimiento de los procesos de traslado, préstamo y baja; así como la necesidad de revisar y depurar la condición de los bienes clasificados “en desuso” y la frecuencia de las revisiones de mantenimiento preventivo.

Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en depurar y reforzar los mecanismos de control que regulan y coadyuvan a la recepción, traslado y baja; así como a la necesidad de revisar y depurar los bienes en condición “en desuso” y la frecuencia del mantenimiento preventivo, que además contribuyen al perfeccionamiento de los procesos de dirección y control interno.