INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN AL MÓDULO DE CATALOGACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS ALEPH 500
RESUMEN EJECUTIVO
El Sistema de Información Documental (SIDUNA) a partir del 2009 adquirió el software ALEPH 500, desarrollado por la empresa Ex Libris, como la herramienta informática para automatizar la gestión del material bibliográfico entre las bibliotecas de la Universidad Nacional, conformada por los módulos de Adquisiciones, Catalogación, Circulación, OPAC, Préstamo Interbibliotecario (acceso cliente-GUI) y Administración; siendo el módulo de Catalogación el que registra y clasifica información correspondiente a los libros y revistas originales[1] y parciales[2], asientos principales, secundarios y corporativos, inclusión y actualización de autores (personal, corporativo y otros), materia, datos de los campos MARC21[3] , ingreso de datos de publicaciones periódicas según tipo de documento (impreso o digital) considerando el título, responsable, editorial, ISSN[4] , periodicidad (mensual, trimestral, semestral), así como la emisión de reportes, entre otros procesos.
Por consiguiente, como complemento a las acciones preventivas efectuadas por esta Contraloría Universitaria en la materia, se realizó un estudio de auditoría con el objetivo de evaluar la funcionalidad y riesgos del módulo de Catalogación, con un alcance que comprendió los principales aspectos de registro, validación, control, seguridad, razonabilidad de las pistas de auditoría y reportes. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas, fundamentalmente, con la segregación de funciones, la información suministrada en las solicitudes de acceso al Módulo, el aprovechamiento de los recursos tecnológicos para automatizar procesos manuales y el formato de visualización de los datos en las diferentes pantallas, la actualización de manuales, la definición de las transacciones que por su importancia e impacto requieren de un seguimiento y revisión oportuno y la asignación de la persona funcionaria encargada de revisar la información de las bitácoras o pistas de auditoría, la opción o reporte para consultar esa información.
Razón por la cual, se giraron recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, con las medidas de asesoría y prevención para contribuir a fortalecer las acciones pertinentes relacionadas con las oportunidades de mejora precitadas, que contribuyen al mejoramiento de los procesos de dirección, gestión de riesgo y control interno.
[1] Catalogación de un material documental nuevo, en este se realiza la descripción bibliográfica del documento, por ejemplo: autor(es), título, mención de responsabilidad, lugar, publicador, año, descripción física, serie, notas.
[2] Catalogación de un material documental, que su información ya se encuentra registrada en la base 01-bibliográfica “base de datos que alberga los registros bibliográficos de todo el SIDUNA” y se actualiza con nuevas ediciones.
[3] Protocolo de identificación para el intercambio de información, que permite estructurar e identificar los datos de tal forma que puedan ser reconocidos y manipulados por computadora.
[4] Código de 8 dígitos que sirve para identificar publicaciones periódicas como revistas, series monográficas, recursos continuos de toda clase y editada en cualquier soporte, ya sean impresos en papel o en formato digital.