INFORME SOBRE EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE GESTIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
RESUMEN EJECUTIVO
El avance tecnológico ha permitido a las organizaciones pasar de un modelo archivístico basado en documentos en soporte físico a otro en soporte digital o electrónico, por lo cual ha sido necesario la implementación de la firma digital certificada, que garantice la disponibilidad, acceso, integridad, autenticidad y conservación de los documentos electrónicos emitidos por la institución. Siendo que, a la Comisión para la Implementación de Firma Digital Certificada (CIFDC) le corresponde promover la utilización de la firma digital certificada, elaborar propuestas de directrices, lineamientos, procedimientos y circulares, así como establecer procedimientos internos de trabajo, y resolver consultas de las instancias universitarias, en esta temática. Por ello, en complemento a las acciones preventivas en la materia efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para evaluar las principales acciones para implementar la gestión de documentos electrónicos firmados digitalmente, que abarcó las principales actividades ejecutadas hasta el 31 de diciembre del 2019, ampliándose a otros periodos en los casos en que resultó necesario.
Determinándose oportunidades de mejora relacionadas, fundamentalmente, con la vigencia de los objetivos, funciones y conformación de la Comisión de Implementación de Firma Digital Certificada (CIFDC), la planificación, rendición de cuentas y seguimiento, la dependencia tecnológica y plan de continuidad, la autenticación de firma digital, la conservación y preservación de documentos electrónicos, privilegios y la conformación de expedientes debidamente foliados de la documentación que refleja el desarrollo informático del Sistema de Archivo de Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos (AGDe).
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente hacia el aseguramiento de la actualización de objetivos, funciones y conformación de la CIFDC, la elaboración de un cronograma de las actividades principales de dicha Comisión, plan de continuidad y la actualización y/o modificación del plan de implementación del AGDe, el establecimiento de mecanismos para minimizar la dependencia tecnológica, la migración, resguardo y controles para preservar los documentos electrónicos, y la implementación de reportes en el sistema AGDe relacionados con el acervo documental y alertas automáticas, así como la restricción de edición y eliminación por parte de los usuarios a algunas opciones habilitadas en dicho sistema, que no corresponden.