INFORME SOBRE ARQUEO DE CAJA CHICA DE LA SECCIÓN REGIONAL HUETAR NORTE Y CARIBE
RESUMEN EJECUTIVO
Los recursos asignados por medio de caja chica o fondos especiales permiten a las diferentes instancias universitarias la adquisición de bienes o servicios de escaso monto y urgentes o indispensables para el desarrollo puntual de actividades especiales y extraordinarias, por lo que verificar su adecuado manejo, custodia y correspondencia exacta del monto autorizado con la suma disponible (en efectivo y el administrado en cuentas o tarjeta de débito), los vales y comprobantes de caja chica, así como el cumplimiento de los procedimientos y la normativa institucional constituyen elementos relevantes para asegurar el logro de los objetivos y metas planificadas y garantizar la eficiencia, salvaguarda y transparencia en el uso de recursos institucionales.
Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia, efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para verificar la suficiencia, validez y cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo de cajas chicas y fondos especiales, como medio de prevención de fraudes, que abarcó las compras efectuadas y el efectivo disponible en las cajas chicas o fondos especiales vigentes en la Sección Regional Huetar Norte y Caribe. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con la necesidad de asegurar que dicho manejo se realice de manera independiente de otros recursos económicos, garantizando la concordancia del monto autorizado; acatando oportuna, adecuada y consistentemente las actividades de control establecidas para el cumplimiento de los requisitos normativos y la correcta solicitud, disposición, ejecución y liquidación de los recursos involucrados; así como la necesidad de que la persona funcionaria encargada y responsable e incluso el Programa de Gestión Financiera practiquen arqueos periódicos.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en reforzar mecanismos de verificación, documentación, registro y control para garantizar el uso correcto y adecuado de los fondos públicos puestos bajo responsabilidad de los funcionarios encargados y responsables de las cajas chicas y fondos especiales, asegurando la concordancia y adecuada custodia de los recursos involucrados, que además contribuyen al perfeccionamiento de los procesos de administración de riesgos y control interno como medio de prevención de fraudes así como al fortalecimiento de la transparencia y rendición de cuentas.