NFORME SOBRE ARQUEOS DE CAJAS CHICAS Y FONDOS ESPECIALES DE LA SEDE REGIONAL CHOROTEGA
RESUMEN EJECUTIVO
Los recursos asignados por medio de caja chica o fondos especiales permiten a las diferentes instancias universitarias la adquisición de bienes o servicios de escaso monto y urgentes o indispensables para el desarrollo puntual de actividades especiales y extraordinarias, por lo que verificar su adecuado manejo, custodia y correspondencia exacta del monto autorizado con la suma disponible (en efectivo y el administrado en cuentas o tarjeta de débito), los vales y comprobantes de caja chica, así como el cumplimiento de los procedimientos y la normativa institucional constituyen elementos relevantes para asegurar el logro de los objetivos y metas planificadas y garantizar la eficiencia, salvaguarda y transparencia en el uso de recursos institucionales.
Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia, efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para verificar la suficiencia, validez y cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo de cajas chicas y fondos especiales, como medio de prevención de fraudes, que abarcó compras efectuadas y el efectivo disponible en las cajas chicas o fondos especiales vigentes en la Sede Regional Chorotega. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con la necesidad de garantizar la concordancia del monto autorizado, asegurando la validez de los procesos mediante aprobaciones por los funcionarios competentes, gestionando las compras conforme a lo establecido, acatando oportuna, adecuada y consistentemente las actividades de control establecidas para el cumplimiento de los requisitos normativos y la correcta solicitud, disposición, ejecución y liquidación de los recursos involucrados; así como la necesidad de que las personas funcionarias encargada y responsable e incluso el Programa de Gestión Financiera practiquen arqueos periódicos.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en reforzar mecanismos de verificación, documentación, registro y control para garantizar el uso correcto y adecuado de los fondos públicos puestos bajo responsabilidad de los funcionarios encargados y responsables de las cajas chicas y fondos especiales, asegurando la concordancia, autorización y adecuada custodia de los recursos involucrados, que además contribuyen al perfeccionamiento de los procesos de administración de riesgos, dirección y control interno como medio de prevención de fraudes así como al fortalecimiento de la transparencia y rendición de cuentas.