INFORME SOBRE ARQUEOS DE CAJAS CHICAS Y FONDOS ESPECIALES DE LA SEDE REGIONAL BRUNCA
RESUMEN EJECUTIVO
Los recursos asignados por medio de caja chica o fondos especiales permiten a las diferentes instancias universitarias la adquisición de bienes o servicios de escaso monto y urgentes o indispensables para el desarrollo puntual de actividades especiales y extraordinarias, por lo que verificar su adecuado manejo, custodia y correspondencia exacta del monto autorizado con la suma disponible (en efectivo y el administrado en cuentas o tarjeta de débito), los vales y comprobantes de caja chica, así como el cumplimiento de los procedimientos y la normativa institucional constituyen elementos relevantes para asegurar el logro de los objetivos y metas planificadas y garantizar la eficiencia, salvaguarda y transparencia en el uso de recursos institucionales.
Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia, efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para verificar la suficiencia, validez y cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo de cajas chicas y fondos especiales, como medio de prevención de fraudes, que abarcó las compras efectuadas y el efectivo disponible en las cajas chicas o fondos especiales que mantenga vigentes la Sede Regional Brunca. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con el cumplimiento, revisión y control de algunos requisitos establecidos para la solicitud, revisión, autorización y control de la apertura, reintegros y liquidaciones de las cajas chicas y fondos especiales, el proceso de control del giro y registro de los recursos respectivos; así como la necesidad de que la persona funcionaria encargada y responsable e incluso el Programa de Gestión Financiera practiquen arqueos periódicos, y se revisen, ajusten, mejoren o implementen controles que permitan ejecutar procesos de supervisión adecuados y oportunos.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en depurar y reforzar las herramientas y mecanismos que regulan y coadyuvan a la solicitud, revisión, autorización, registro, giro, control y aseguramiento de cumplimiento normativo de las aperturas, reintegros y liquidaciones de caja chica y fondos especiales, que además contribuyen al perfeccionamiento de los procesos de administración de riesgos, dirección y control interno como medio de prevención de fraudes así como al fortalecimiento de la transparencia y rendición de cuentas.