INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL MÓDULO DE VACACIONES DEL SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
RESUMEN EJECUTIVO
El módulo de Vacaciones del sistema de Recursos Humanos (VAC-RH), a partir del 22 de enero del 2018, es el utilizado en la Universidad Nacional (UNA) por parte de la autoridades y personas funcionarias universitarias para planificar, organizar, solicitar, ejecutar y controlar el disfrute de las vacaciones a que tiene derecho el personal universitario con la finalidad de asegurar razonablemente la recuperación del desgaste energético, tanto físico como psíquico, causado por la fatiga del trabajo continuo. Por consiguiente, como complemento a las acciones preventivas efectuadas por esta Contraloría Universitaria en la materia, se realizó un estudio de auditoría tendiente a evaluar los principales aspectos de funcionalidad del dicho módulo, en cuanto al registro, validación, control, seguridad, razonabilidad de las pistas de auditoría, respaldo y reportes.
Determinándose que se presentan oportunidades de mejora relacionadas fundamentalmente con el control de los accesos y asignación de roles, la elaboración del plan de continuidad, la implementación de la opción para incluir y controlar en el módulo de Vacaciones el programa de vacaciones anual, el registro de la resolución que autoriza la acumulación de vacaciones, la definición de alertas o cambio de estado de las vacaciones prescritas, la asignación de los días de derecho para el disfrute de vacaciones, el establecimiento, aumento o disminución del saldo y de las fechas de inicio y fin del periodo de cumplimiento de vacaciones, la aprobación de las vacaciones liquidadas, trasladas o sus reversiones, y el control de las solicitudes en días feriados, en fechas que ya han pasado o por adelantos, la visualización de la totalidad de las vacaciones y de las de medios días para su autorización, las notificaciones vía correo electrónico, devolución, la utilización de los filtros para seleccionar información específica, la indicación de que la vacación fue devuelta, la forma como se registran las vacaciones retroactivas, la información mostrada en los reportes, actualización de normativa, contenido de bitácoras, aprobación de parámetros y capacitación técnica.
Razón por la cual, se giraron recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, con las medidas de asesoría y prevención para contribuir a fortalecer las acciones que minimicen la posibilidad de otorgamiento de vacaciones improcedentes y fortalezcan los mecanismos de control interno, procesos de dirección y administración de riesgos.