ANÁLISIS DE LOS PRINCIPALES MECANISMOS DE CONTROL EN LA REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS INSTITUCIONALES CON INTERMEDIACIÓN DE PROVEEDORES EXTERNOS
RESUMEN EJECUTIVO
La flotilla vehicular brinda un importante servicio de apoyo al desarrollo de la actividad académica y de la gestión administrativa de la Universidad, resultando esencial el establecimiento y cumplimiento de parámetros que garanticen razonablemente su conservación y óptima operación, con la finalidad de asegurar la prestación adecuada, oportuna y eficiente de los servicios que requieren las unidades usuarias institucionales. Por consiguiente, en el Reglamento de Transportes en los artículos 3 inciso c), 4 inciso d), 7 incisos d) y h) y 8 inciso e), así como el Reglamento del Sistema de Gestión de Activo Fijo en su artículo 26 inciso b), se establece que es función de la Sección de Transporte Institucional del Programa de Servicios Generales, programar y ejecutar acciones de mantenimiento y reparación preventivo y correctivo, para asegurar el funcionamiento óptimo de la flotilla vehicular institucional, con la intermediación de proveedores externos, tarea para la cual el inciso c) del artículo 10 del Reglamento de Contratación Administrativa de la Universidad Nacional le asigna las responsabilidades de Administrador de Contrato en aquellas contrataciones externas vigentes.
Por ello, como complemento a las acciones preventivas en materia de transportes efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría con el objetivo de evaluar los principales controles de planificación, solicitud, atención, autorización, contratación, formalización y control de la prestación de servicios de mantenimiento y reparación externa de vehículos institucionales, que abarcó el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2018, actualizándose y ampliándose a otros periodos en los casos que resultó necesario. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con la aplicación consistente, y oportuna de los mecanismos de control sobre los servicios de mantenimiento contratados a proveedores externos incluyendo las obligaciones que se otorgan como Administrador de Contrato; la necesidad de revisar, fortalecer y ajustar las herramientas de planificación de mantenimiento preventivo y correctivo garantizando su adecuada divulgación, los registros de sistematización de la información, los instrumentos normativos y formularios utilizados para gestionar, ejecutar, monitorear y asegurar el óptimo funcionamiento de los vehículos institucionales.
Razón por la cual, se giraron recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en reforzar las herramientas y mecanismos de control, comunicación, documentación y registro de las reparaciones y mantenimientos de vehículos institucionales con la intermediación de proveedores externos, la divulgación de la programación del mantenimiento de los vehículos aspectos que contribuyen al perfeccionamiento de los procesos de dirección y control interno.