LIQUIDACIÓN DE CAJAS CHICAS Y FONDOS ESPECIALES
RESUMEN EJECUTIVO
La oportuna y adecuada solicitud, presentación y trámite de las liquidaciones de las cajas chicas y los fondos especiales y, la recuperación o reembolso de recursos económicos sobrantes, así como el cumplimiento riguroso de los procedimientos y requisitos establecidos en la normativa institucional, constituyen elementos relevantes para asegurar el logro de los objetivos y metas planificadas y garantizar la eficiencia, salvaguarda y transparencia en el uso de los recursos institucionales. Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia, efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para verificar la suficiencia, validez y cumplimiento de los procedimientos establecidos para la liquidación de cajas chicas y fondos especiales, como medio de prevención de fraudes, que abarcó las principales actividades ejecutadas del 01 de enero al 31 de diciembre del 2017, ampliándose al 31 de diciembre del 2018 y a otros períodos en los casos en que resultó necesario.
Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con la celeridad con la que se realizan dichas liquidaciones y los reintegros a las cuentas institucionales de los sobrantes de recursos económicos, la gestión de seguimiento a dicho proceso de liquidación, el cumplimiento, revisión y control de requisitos establecidos en la normativa para su solicitud y trámite, la actualización de la normativa e instrucciones relacionadas, el orden y contenido de los expedientes de los casos que han requerido ser investigados por la propia administración.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en reforzar las herramientas y mecanismos que regulan y coadyuvan a la solicitud, revisión, autorización, registro, control y aseguramiento de cumplimiento normativo de las liquidaciones de caja chica y fondos especiales, que contribuyen al perfeccionamiento de los procesos de administración de riesgos incluidos los de fraude, dirección y control interno y al fortalecimiento de la transparencia y eficiencia.