INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN AL MÓDULO DE ADQUISICIONES DEL SOFTWARE ALEPH UTILIZADO EN EL SISTEMA DE INFORMACION DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
 (SIDUNA)

 RESUMEN EJECUTIVO

El Sistema de Información Documental (SIDUNA)[1] adquirió, a partir del 2009, el software ALEPH 500 versión 22, desarrollado por la empresa Ex Libris, para automatizar la gestión del material bibliográfico entre las bibliotecas de la Universidad Nacional. Herramienta informática que está conformada por los módulos de Adquisiciones, Catalogación, Circulación, OPAC[2], Préstamo Interbibliotecario (acceso cliente-GUI) y Administración.  Siendo el módulo de Adquisiciones el que registra información de los proveedores, el presupuesto asignado a las Unidades Ejecutoras, las órdenes de compra, documentación de la facturación, los datos sobre el material bibliográfico adquirido por deposito legal / derecho de Autor, donación y/o compra. Así como la emisión de reportes y bitácoras, entre otros. 

Por consiguiente, como complemento a las acciones preventivas efectuadas por esta Contraloría Universitaria en la materia, se realizó un estudio de auditoría con el objetivo de evaluar, en una primera etapa, la funcionalidad del módulo de Adquisiciones, con un alcance que comprendió los principales aspectos de registro, validación, control, seguridad, razonabilidad de las pistas de auditoría, respaldo y reportes, ampliándose a otros asuntos en los casos en que resultó necesario. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas, fundamentalmente, con la continuidad, operatividad y reportes de dicha aplicación, el trámite y la aprobación de los parámetros, la ejecución de pruebas y el control de accesos y contraseñas.

Razón por la cual, se giraron recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, con las medidas de asesoría y prevención orientadas principalmente a reforzar la seguridad del sistema y el aprovechamiento y funcionalidad de los recursos tecnológicos, que contribuyen al mejoramiento de los procesos de gestión de riesgo y control interno.

[1]     Conformado por la Biblioteca Joaquín García Monge, que es el nodo coordinador del sistema y por las 18 bibliotecas o centros de documentación de las Facultades y Sedes Regionales de la Universidad.

[2]     Módulo para consulta de material bibliográfico.