REVISIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS EFECTUADAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE CAJAS CHICAS Y FONDOS ESPECIALES
RESUMEN EJECUTIVO
Los recursos asignados por medio de caja chica o fondos especiales permiten a las diferentes instancias universitarias la adquisición de bienes o servicios de escaso monto y urgentes o indispensables para el desarrollo puntual de actividades especiales y extraordinarias, como excepción a los procedimientos ordinarios de contratación establecidos en el inciso e) del artículo 2 de la Ley de Contratación Administrativa, por lo que la oportuna solicitud y trámite de las transferencias para contar con dichos recursos económicos, así como el cumplimiento de los procedimientos y la normativa institucional constituyen elementos relevantes para asegurar el logro de los objetivos y metas planificadas y garantizar la eficiencia, salvaguarda y transparencia en el uso de recursos institucionales.
Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia, efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para verificar la suficiencia, validez y cumplimiento de los procedimientos establecidos para las transferencias efectuadas para el funcionamiento de cajas chicas y fondos especiales, como medio de prevención de fraudes, que abarcó las principales actividades ejecutadas del 01 al 31 de enero del 2018, ampliándose a otros períodos en los casos en que resultó necesario.
Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con el cumplimiento, revisión y control de algunos requisitos establecidos para la solicitud, revisión y aprobación de la apertura de las cajas chicas y fondos especiales, las transferencias de los recursos respectivos y la actualización de normativa y formularios; así como con el ajuste de controles y registros de información y documentación soporte que facilita la identificación de los funcionarios encargados, responsables y superior jerárquico de la instancia a la cual se asigna cada caja chica o el fondo especial.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en depurar y reforzar las herramientas y mecanismos que regulan y coadyuvan a la solicitud, revisión, autorización, registro, control y aseguramiento de cumplimiento normativo de las aperturas de caja chica y fondos especiales, que contribuyen al perfeccionamiento de los procesos de administración de riesgos, dirección y control interno y al fortalecimiento de la transparencia, eficiencia e individualización de responsabilidades.