INFORME SOBRE LA REVISIÓN DE REINTEGROS DE CAJA CHICA
RESUMEN EJECUTIVO
Los fondos fijos de caja chica permiten a las diferentes instancias universitarias la adquisición de bienes o servicios de escaso monto y urgentes, como excepción a los procedimientos ordinarios de contratación establecidos en el inciso e) del artículo 2 de la Ley de Contratación Administrativa, por lo que la oportuna solicitud y trámite de reintegros para contar con los recursos económicos requeridos para atender de forma ágil y expedita esas necesidades, así como el cumplimiento riguroso de los procedimientos y requisitos establecidos en la normativa institucional, constituyen elementos relevantes para asegurar el logro de los objetivos y metas planificadas y garantizar la eficiencia, salvaguarda y transparencia en el uso de los recursos institucionales. Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia, efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para verificar la suficiencia, validez y cumplimiento de los procedimientos establecidos para el reintegro de cajas chicas, como medio de prevención de fraudes, que abarcó las principales actividades ejecutadas del 01 de enero al 31 de diciembre del 2017, ampliándose a otros períodos en los casos en que resultó necesario.
Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con el cumplimiento, revisión y control de algunos requisitos establecidos en la normativa para la solicitud de reintegros y trámite de los comprobantes y formularios que los amparan, la oportunidad con la cual se solicita y atiende efectivamente el reembolso de los recursos económicos a las unidades usuarias, la actualización de la capacitación, normativa e instrucciones reguladoras del proceso de solicitud, revisión, control y giro de recursos involucrados, así como con la necesidad de revisar, ajustar, mejorar o implementar controles y registros de la documentación soporte que facilita la identificación de los funcionarios encargados y responsables del fondo de caja chica y aquellos que participan en el proceso de revisión de los reintegros respectivos en la Sección de Tesorería.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente en reforzar las herramientas y mecanismos de solicitud, revisión, control, cumplimiento normativo, documentación, comunicación, registro y giro de recursos para asegurar su adecuado uso, contribuir al perfeccionamiento de los procesos de dirección y control interno y al fortalecimiento de la transparencia, eficiencia e individualización de responsabilidades.