INFORME SOBRE LA REVISIÓN DE RENDICIÓN DE CAUCIONES
RESUMEN EJECUTIVO
La rendición de cauciones tiene como finalidad garantizar el resarcimiento deeventuales daños y perjuicios al patrimonio universitario y está fundamentada en lo establecido en los artículos 13 y 110, inciso l) de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131[1] y en el artículo 36 inciso c) y 47 del Reglamento del Sistema de Mejoramiento Continuo de la Gestión Universitaria[2], siendo obligatorio para todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, rendir garantía con cargo a su propio peculio, en favor de la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones y hecho generador de responsabilidad administrativa, independientemente de la responsabilidad civil o penal, el nombramiento de un servidor con facultades de uso y disposición de recursos públicos, que no reúna las condiciones exigidas por el ordenamiento jurídico o los manuales y las reglamentaciones internas o darle posesión del cargo sin rendir previamente la caución ordenada por ley.
Para regularizar este aspecto a nivel institucional, la Vicerrectoría de Administración emitió la Circular UNA-VADM-CINS-05-2017[3] sobre rendición de cauciones y, como complemento a las acciones preventivas efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se programó y realizó un estudio de auditoría para verificar la efectiva y oportuna suscripción de las pólizas de fidelidad respectivas por parte de los funcionarios que administran, recaudan y custodian fondos y valores públicos o que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades debían estar respaldados por este tipo de cauciones al 10 de octubre del 2017[4], fecha límite otorgada para esos efectos, como medio de seguridad y prevención contra fraudes al patrimonio universitario. Determinándose que el Programa de Gestión Financiera no había garantizado, al 12 de octubre del 2017, la efectiva y oportuna rendición de cauciones con las coberturas actualizadas de todos los funcionarios obligados a cumplir con dicho requisito mediante la precitada circular; así como oportunidades de mejora sobre organización y coordinación para identificar, comunicar y registrar a dichos funcionarios; recabar la información necesaria, asegurar su suministro satisfactorio y potenciar las funciones de supervisión y control que le corresponden a la Sección de Contabilidad en la materia, que contribuirán al perfeccionamiento de los procesos de prevención de riesgos y control interno. Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente a reforzar dichos aspectos.
[1] Del 18 de setiembre del 2001, publicada en el diario oficial La Gaceta N° 198 del 16 de octubre del 2001.
[2] Aprobado por el Consejo Universitario según el Artículo IV, Inciso IV de la Sesión Ordinaria celebrada el 12 de junio del 2014, Acta N° 3391, comunicado con oficio SCU-1052-2014 del 18 de junio del 2014 y publicado en la Gaceta Ordinaria Nº 9-2014 del 16 de junio del 2014. Modificado según el Artículo III, Inciso VIII de la Sesión Ordinaria celebrada el 17 de marzo del 2016, Acta N° 3541, publicado en el Alcance N° 1 de la UNA-GACETA N° 5-2016 (UNA-SCU-ACUE-418-2016 del 28 de marzo del 2016).
[3] Dirigida a personas superiores jerárquicas y personas funcionarias de la Universidad y divulgada por correo electrónico el 6 de setiembre del 2017.
[4] Plazo ampliado, ya que mediante Circular UNA-VADM-CINS-05-2017 del 06 de setiembre del 2017, se otorgó un mes calendario al Programa de Gestión Financiera para gestionar la inclusión de todos los caucionantes en la póliza de fidelidad con las coberturas actualizadas, lo cual se cumplía el 06 de octubre del 2017 y, mediante Circular UNA-VADM-CIRC-17-2017 del 10 de octubre del 2017, se concedió una prórroga de dos días hábiles.