INFORME SOBRE LA REVISIÓN DE LOS PRINCIPALES CONTROLES EN EL TALLER SERVITEC DE LA SECCIÓN DE TRANSPORTE
RESUMEN EJECUTIVO
La flotilla vehicular brinda un importante servicio de apoyo al desarrollo de la actividad académica y de la gestión administrativa de la Universidad, siendo esencial el establecimiento y cumplimiento de parámetros para garantizar su óptima operación. Por consiguiente, el Reglamento de Transportes[1] en los artículos 3 inciso c) y 7 incisos d) y h), así como el Reglamento del Sistema de Gestión del Activo Fijo[2], señalan que es función de la Sección de Transporte del Programa de Servicios Generales (PSG) ejecutar acciones de recepción, control, conservación, mantenimiento preventivo y correctivo y reparación (menor y de emergencia) a los vehículos institucionales centralizados, descentralizados y de uso discrecional, con la finalidad de asegurar la prestación adecuada, oportuna y eficiente de los servicios y la utilización adecuada de los recursos; organizándose con dicho propósito el funcionamiento del taller de servicio técnico y asistencia vehicular conocido como SERVITEC-UNA.
Por ello, como complemento a las acciones preventivas en materia de transportes efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría con el objetivo de evaluar los controles para asegurar la planificación, solicitud, programación, revisión y control de los servicios que brinda el taller SERVITEC, que abarcó el lapso comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2016, ampliándose a otros períodos en los casos en que resultó necesario. Determinándose oportunidades de mejora relacionadas con la actualización de procedimientos; programación de los servicios; la disponibilidad, acceso, suficiencia y actualización de registros, reportes e información; el control de herramientas, equipo y repuestos y la supervisión de los procesos.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, enfocadas principalmente a agilizar la revisión de la normativa; reforzar la programación, aprobación, registro y supervisión del mantenimiento preventivo y correctivo que brinda el Taller SERVITEC; los sistemas de documentación, información y rendición de cuentas; el control de inventarios y manejo de activos.
[1] Aprobado según Sesión Ordinaria del Consejo Universitario, celebrada el 14 de abril del 1988, Acta N° 1120, comunicado con el oficio SCU-505-88 del 26 de abril de 1988. Modificado según el artículo IV, inciso III de la Sesión Ordinaria de dicho órgano, celebrada el 27 de julio del 2015, Acta N° 3486, comunicado con el oficio SCU-989-2015 del 21 de julio del 2015 y publicado en el Alcance N° 2 de la UNA-Gaceta ordinaria 13-2015 del 15 de julio del 2015.
[2] Aprobado según el artículo III, inciso único de la sesión del Consejo Universitario celebrada el 09 de abril del 2015, Acta N° 2732, comunicado con el oficio SCU-408-2015 del 10 de abril del 2015 y publicado en la UNA-Gaceta ordinaria 07-2015. Modificado según el artículo III, inciso X de la Sesión Ordinaria de dicho órgano, celebrada el 28 de abril del 2016, Acta N° 3552, comunicado con el oficio UNA-SCU-ACUE-735-2016 del 3 de mayo del 2016 y publicado en la UNA-Gaceta ordinaria 18-2016 del 16 de mayo del 2016.