INFORME SOBRE LA REVISIÓN DE LOS CONTROLES PARA ASEGURAR LA EJECUCIÓN DE LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
RESUMEN EJECUTIVO
La autoevaluación institucional se considera un instrumento de gestión que permite identificar anualmente, en procesos, áreas o unidades seleccionados, los aspectos susceptibles de mejora del Sistema de Mejoramiento Continuo de la Gestión (SMCG) y definir, planificar e implementar acciones concretas para su fortalecimiento que contribuyan al logro de la misión, visión, objetivos y metas[1]. La Sección de Control Interno del Área de Planificación es la instancia técnica y profesional encargada de capacitar, impulsar, monitorear, asesorar, acompañar y facilitar a las instancias institucionales el establecimiento, funcionamiento, evaluación y seguimiento de dicha autoevaluación y a las autoridades universitarias en la buena marcha del citado Sistema, lo cual es una responsabilidad definida en los artículos 10 y 17 de Ley General de Control Interno N° 8292. Por ello, como complemento a las acciones preventivas en la materia efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para evaluar los principales mecanismos de control aplicados para garantizar la ejecución y comunicación de la autoevaluación institucional y asegurar el cumplimiento del respectivo plan de mejora, que abarcó el año 2015, ampliándose al 2014 y 2016, en los casos en que resultó necesario.
Determinándose oportunidades de mejora en lo referente al proceso de actualización, ajuste, aplicación, documentación y seguimiento de la metodología y de los planes de mejora; complemento de guías de autoevaluación, ejecución coordinada con la formulación del Plan Operativo Anual Institucional (POAI), conservación de expedientes y comunicación de resultados.
Razón por la cual, se giraron las recomendaciones a las autoridades universitarias, con las medidas de asesoría y prevención orientadas principalmente a reforzar los mecanismos de individualización de responsabilidades, priorización de servicios a autoevaluar y documentación de aprobaciones, decisiones y procedimientos; planificación del proceso y aplicación metodológica, rendición de cuentas y retroalimentación.
[1] Ver artículos 1, 14, 28 y 29 del Reglamento del Sistema de Mejoramiento Continuo de la Gestión.