La gestión y el control oportuno y riguroso de la carga académica, tiene una incidencia fundamental en el quehacer sustantivo institucional, ya que contribuye a promover la óptima administración de los recursos humanos y financieros disponibles, para procurar el adecuado servicio académico y el logro de los objetivos medulares que son el fin de la Universidad. Bajo esta perspectiva es importante tener seguridad de que se cuenta con información relevante, completa, confiable, oportuna y adecuadamente correlacionada sobre la jornada, actividades y horarios asignados a los funcionarios académicos, en docencia, investigación y extensión o ejecutadas por éstos en los diferentes períodos y ciclos lectivos y su modificación.

En razón de lo anterior y en complemento a las acciones preventivas en la materia efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para evaluar que la carga y distribución académica asignada y declarada concuerde con la ejecutada, tomando como referencia el año lectivo 2012, cuyo reporte en el instrumento matriz en Excel “Distribución Académica” se completó en el año 2013; ampliándose a los períodos 2013, 2014 y 2015, en los casos en que resultó necesario. 

Determinándose algunas oportunidades de mejora complementarias a lo expuesto en el Informe sobre la “Evaluación del cumplimiento de parámetros de asignación de carga académica, en los sistemas de información automatizados”, remitido a la Rectoría con el oficio C.212.2014 del 28 de agosto del 2014, relacionadas con la oportunidad, confiabilidad y consistencia de la información registrada en los sistemas de control vigentes y su vinculación, el adecuado reporte y respaldo de los datos y los procesos de supervisión asociados.

Girándose, consecuentemente, las recomendaciones a las autoridades universitarias respectivas, enfocadas principalmente a impulsar la adecuada articulación o integración de los diferentes sistemas involucrados en el control de la carga académica, reforzar los sistemas de control y supervisión de los procesos de registro y archivo de la documentación respectiva, así como adecuar los procedimientos para contar de manera oportuna con información fidedigna para la toma de decisiones.