INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL MÓDULO DE VIÁTICOS DEL SISTEMA BANNER

RESUMEN EJECUTIVO

 
El Módulo de Viáticos del Sistema BANNER, es la herramienta informática utilizada para registrar, almacenar y liquidar los gastos de hospedaje, alimentación, transporte y otros menores, en que incurrirá el funcionario por su participación en giras o viajes dentro y/o fuera del país, por esta razón, como complemento a las acciones preventivas efectuadas por esta Contraloría Universitaria en la materia, se realizó un estudio de auditoría tendiente a evaluar los principales aspectos de funcionalidad y riesgos asociados al proceso de evaluación del Módulo de Viáticos del Sistema Banner, determinándose oportunidades de mejora relacionadas principalmente con el acceso a las pantallas o reportes, los controles establecidos para el trámite, aprobación y pago de adelantos y liquidación de viáticos de manera ordinaria y cuando hay gastos financiados por un ente auspiciador, la parametrización de firmas autorizadas y de la tabla de viáticos al exterior, el proceso de actualización de tabla de viáticos al interior del país y la consideración de las tarifas establecidas por dichas tablas como sumas máximas, salvo casos de excepción regulados por la normativa vigente, debidamente justificados y aprobados por autoridad competente, los registros en la base de datos, la integridad y consistencia de la información física y la registrada en el sistema, la adecuada segregación de funciones, la definición de bitácoras y la actualización y aprobación del manual de usuario y de procedimientos internos de la Sección de Tesorería para su trámite.

Razón por la cual, se giraron recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, con las medidas de asesoría y prevención, para que se tomen acciones pertinentes y se fortalezcan los mecanismos de control y seguimiento.