INFORME SOBRE LA REVISIÓN DE CONTROLES PARA EL DISFRUTE DEL SERVICIO DE RESIDENCIA ESTUDIANTIL

 
RESUMEN EJECUTIVO

 
El beneficio de otorgamiento de residencia estudiantil, responde al constante esfuerzo de la Universidad por mejorar la calidad de vida de los estudiantes con mayor desventaja socioeconómica y provenientes de zonas alejadas de las sedes universitarias, para favorecer su permanencia institucional y éxito académico, por lo que resulta medular la gestión que se realice para organizar los recursos humanos, materiales, financieros y administrativos necesarios para el adecuado funcionamiento de este servicio.  En razón de lo anterior y como complemento a las acciones preventivas y de auditoría efectuadas por esta Contraloría, se realizó un estudio para revisar los principales controles sustantivos para garantizar la debida asignación a los estudiantes del servicio de residencia estudiantil, que abarcó el primer semestre del 2014, ampliándose a otros períodos en los casos que resultó necesario.  Determinándose que se presentan oportunidades de mejora relacionadas fundamentalmente con las variables, indicadores, categorías, ponderaciones de priorización y verificación de requisitos para el otorgamiento de residencias, la documentación del proceso, la planificación y evaluación anual de labores, los planes de mejoramiento y mantenimiento de instalaciones de residencias, el registro, control y custodia de activos, la preparación para la atención de emergencias y condiciones de seguridad, la actualización y adecuada descripción de procedimientos y el diseño y uso de formularios y registros.

 
Consecuentemente, se giraron las recomendaciones a las Autoridades Universitarias respectivas, enfocadas principalmente en reforzar aspectos de control interno referentes a la asignación de residencia estudiantil y el resguardo y custodia de bienes, así como de los mecanismos de planificación y de documentación de las actividades del Programa de Residencias.