INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LOS PRINCIPALES ASPECTOS DE FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GRADUACIÓN

RESUMEN EJECUTIVO

El proceso de graduación universitaria es la etapa final en la cual la Universidad otorga al estudiante el título que lo faculta y autoriza para el ejercicio profesional, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de los planes de estudio y los reglamentos, por lo que contar con un sistema informático de graduación que se constituya en la herramienta que contribuya a garantizar seguridad, confiabilidad, eficiencia, calidad e integridad al proceso, es de gran relevancia para el quehacer académico institucional.

Por consiguiente, como complemento a las acciones preventivas y de auditoría efectuadas por esta Contraloría Universitaria en la materia, se realizó un estudio de auditoría tendiente a evaluar los principales aspectos de funcionalidad y riesgos asociados al proceso de graduación ejecutados a través del Sistema de Graduación, determinándose oportunidades de mejora relacionadas principalmente con la dependencia técnica de los informáticos del Departamento de Registro al Centro de Gestión Informática, cuando desarrollan aplicaciones que interactúan con sistemas admistrados por dicho Centro, la definición del plan de contingencia del Sistema de Graduación, el almacenamiento en la base datos del histórico de los funcionarios que aprobaron las actas de graduandos, el uso de la plataforma tecnológica para la captura en línea de las solicitudes de graduandos, para el control autómatico de la generación de la secuencia de tomo, folio, asiento y número de título, el registro de los títulos destruidos con indicación de número de acta, fecha y razones, los motivos de reposición de diplomas y la definición de alertas de vencimiento del plazo de conservación de títulos.  Así como en los controles existentes en la Dirección del Departamento de Registro para la suscripción, autorización de publicación en la página Web oficial de la Universidad y conservación de los padrones de graduandos, utilizados para la impresión de los títulos; y en la Sede Regional Brunca, en lo que corresponde a la publicación en dicha página, de las fechas de la juramentación extraordinaria y entrega respectiva de los títulos de graduación.

Razón por la cual, se giraron recomendaciones a las autoridades universitarias correspondientes, con las medidas de asesoría y prevención, para que se tomen acciones que mejoren la seguridad del sistema, el aprovechamiento de los recursos tecnológicos, los mecanismos de control interno y supervisión y el acceso público a información actualizada y/o relevante.