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C.210.2014

C.210.2014

INFORME SOBRE LA REVISIÓN DE CONTROLES DE BODEGA EN LA PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL  

RESUMEN EJECUTIVO

 
El Almacén Institucional es una instancia de la Proveeduría Institucional que contribuye en el proceso de abastecimiento, recibiendo, resguardando, controlando y despachando materiales y equipos necesarios para el adecuado funcionamiento de la Universidad.  En razón de lo anterior, y como complemento a las acciones preventivas y de auditoría efectuadas por esta Contraloría, se realizó un estudio para evaluar los principales controles de bodega para garantizar eficiencia, eficacia, exactitud, integridad, seguridad y adecuada protección de los bienes, que abarcó el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013.  Determinándose que se presentan oportunidades de mejora relacionadas fundamentalmente con la preparación, revisión y atención, de pedidos; el diseño y emisión de formularios o reportes, la confección de instructivos,  el registro y actualización de roles de acceso al Sistema Banner, la ejecución de inventarios, la elaboración de pronósticos y el disfrute de vacaciones. 

Consecuentemente, se giraron las recomendaciones a las Autoridades Universitarias, enfocadas principalmente en reforzar aspectos de control interno que permitan revisar y redefinir, según corresponda, la organización de ejecución de las funciones y responsabilidades de los funcionarios del Almacén Institucional y los registros, formularios o reportes; fortalecer el control de determinación y existencia de inventarios, de roles de usuarios del sistema; así como la ejecución y documentación de procesos.