INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LOS PRINCIPALES CONTROLES DE CAJA Y BANCOS
RESUMEN EJECUTIVO
El eficiente control de las operaciones de caja y bancos resulta medular para tener seguridad razonable de la protección de los activos institucionales de mayor liquidez, de la minimización y/o debida administración de los riesgos implícitos, de la adecuada y oportuna autorización, documentación, registro, verificación, reporte, respaldo de las transacciones, del acceso a la información y valores sensibles y del cumplimiento de las normas y procedimientos. Por ello, en complemento a las acciones preventivas en la materia efectuadas por esta Contraloría Universitaria, se realizó un estudio de auditoría para revisar aspectos sustantivos relacionados con su control que abarcó el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2012, ampliándose en los casos en que resultó necesario.
Determinándose que el sistema de gestión vigente para la operación de caja y bancos, requiere fortalecerse en aspectos relacionados con la normativa y procedimientos, el control de cuentas bancarias, de cheques, transferencias electrónicas, pólizas, ingresos, cierres de caja, garantías, fondos especiales y cajas chicas, acceso a bóveda, cajas fuertes, áreas de caja, conciliación de registros y estados bancarios y acceso a sistemas informáticos.
Por consiguiente, se giraron recomendaciones orientadas fundamentalmente hacia la mejora del control, conciliación y registro de firmas de cuentas bancarias, inventario de garantías, cheques en blanco y en cartera, acceso a mecanismos de custodia de valores y a Sistemas Banner Finanzas, NX y de Internet Bancarios, emisión, vigencia y cobertura de pólizas, control de transferencias, cierres de caja, conciliación, fondos especiales y cajas chicas y seguridad de valores